Comissão de Planejamento de Aquisições e Contratações

Comissão de Planejamento de Aquisições e Contratações - CPAC 

A CPAC foi nomeada por meio da Portaria 96/2022 e tem como objetivo orientar, analisar e coordenar a integração de políticas e ações administrativas relacionadas aos procedimentos de compras e contratações do IFMT - Campus Barra do Garças, elaborando estudos e planejamento das atividades; 

Atribuições da CPAC

Lançar as demandas no Painel de Metas da Direção Geral do Campus Barra do Garças;
Elaborar o Documento de Formalização da Demanda (DFD), nas compras previstas e conjuntas entre setores do Campus;
Abrir o processo eletrônico quando relativo a compras conjuntas de setores;
Manter atualizada a página eletrônica: Comissão de Planejamento de Aquisições  e Contratações com as informações relacionadas ao planejamento de ações que envolvem compras e contratações.

Demandante 

Considera-se demandante o setor administrativo/servidor interessado em realizar eventuais aquisições de materiais ou serviços para suprir necessidades de interesse institucional. 

Atribuições do Demandante:

• Informar a necessidade da aquisição por meio do preenchimento de formulários elaborados pela CPAC, a serem incluídos anualmente no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações. O formulário está disponível no endereço https://forms.gle/ijyVjVprWwA78XuZ9, onde deverá informar:
  a) a justificativa da necessidade da aquisição/contratação;
  b) o objetivo da necessidade da aquisição/contratação;
  c) descrição precisa, suficiente e clara do material/serviço a ser adquirido/contratado;
  d) a quantidade necessária para aquisição de material/serviço;
  e) previsão da data de entrega do material/serviço.
• Elaborar Documento de Formalização da Demanda - DFD no SUAP;
• Realizar três orçamentos, quando necessário;
• Responsabilizar-se pela fiscalização/recebimento do material/serviço.

Antes de planejar a aquisição, é necessário responder às perguntas:
1) O material que necessito está disponível no Almoxarifado?
2) O item é necessário para uma ação específica ou serão necessárias aquisições/contratações do mesmo item no ano?

Fluxo do processo de aquisições (material ou serviço)

1°) Para aquisição de material, verificar se há disponibilidade no almoxarifado;
2°) Verificar com a chefia do DAP se existe disponibilização orçamentária;
3°) Providenciar junto a empresas regionais o fornecimento de três orçamentos, quando necessário;
4°) Abrir processo no SUAP;
5°) Elaboração do DFD (Documento de Formalização da Demanda) pela comissão de planejamento da contratação indicada via Portaria. O modelo de DFD se encontra disponibilizado no SUAP:
1) “Documentos Eletrônicos” > “Documentos” > “Adicionar Documento de Texto”;
2) Tipo do Documento: “Requerimento”;
3) Modelo: “Documento de Formalização da Demanda (DFD)”;
4) “Nível de Acesso” já vem preenchido como “Público”;
5) “Setor Dono”: clicar no seu setor de lotação;
6) “Assunto”: descrever o assunto do qual se trata a requisição;
7) Por último clicar em “Salvar”;
6°) Anexar ao processo: o DFD e os três orçamentos, quando necessário. Encaminhar o processo para o setor BAG-COM.

Observação: Os três orçamentos devem conter a data de emissão, CNPJ da empresa e assinatura do responsável. Em se tratando de serviço a ser prestado por pessoa física que não possua CNPJ, excepcionalmente pode ser aceito o CPF. Caso seja aquisição de material, somente com CNPJ.

Referência

Todo o planejamento da aquisição de serviços é regulamentado no âmbito da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional pela INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5, DE 26 DE MAIO DE 2017